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Informationen zu SEPA
Auf dieser Seite finden Sie Informationen zu SEPA aus dem (nicht nur) technischen Blickwinkel des Lastschrifteinzugs, die sich aus unserer eigenen Erfahrung ergeben haben und die Ihnen hoffentlich wertvolle Hinweise zur Umstellung liefern. Bei evtl. weiteren Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne per E-Mail zur Verfügung.
Bitte beachten Sie: Alle Informationen beruhen auf unseren eigenen Kenntnissen; sie wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt; wir können jedoch (auch aufgrund von Änderungen über die Zeit) keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit übernehmen!
Inhalt:
- Was ist neu an SEPA?
- Wann kommt SEPA?
- Was funktioniert an SEPA anders als bisher?
- Was muss ich alles beachten bzw. umstellen?
- Weiterführende Links
Was ist neu an SEPA?
Die "Kurzkurzversion" ist eigentlich ganz simpel: Statt der Kontonummer wird im Zahlungsverkehr (Überweisungen/Lastschriften) künftig die sog. "IBAN" verwendet ("International Bank Account Number"), und statt der Bankleitzahl der sog. "BIC" ("Bank Identifier Code"). Diese Angaben stehen bereits seit längerer Zeit auf jedem Kontoauszug.
Es handelt sich dabei um eine europaweite Vereinheitlichung von Kontonummern und Bankleitzahlen. Der Vorteil dabei ist, dass Überweisungen und Lastschriften künftig stets gleich funktionieren, egal, ob es sich um innerdeutsche oder europäische Zahlungen handelt (und man braucht sich nicht mehr um irgendwelche "Routing Codes", "Clearing Numbers" oder "Sort Codes" kümmern – IBAN und BIC genügen).
Bezüglich Überweisungen kennen wir das seit einigen Jahren bereits von der "EU-Standardüberweisung"; absolut neu in der Geschichte des Zahlungsverkehrs ist jedoch, dass man nun Lastschriften von ausländischen Kunden/Konten genauso simpel einziehen kann wie von deutschen!
An SEPA nehmen nicht nur EURO- bzw. EU-Länder teil, sondern z.B. auch Großbritannien (kein EURO-Land) oder die Schweiz (kein EU-Land).
Und schließlich entfallen mit SEPA-Aufträgen i.d.R. auch jegliche "Auslandsgebühren" – wer bisher viele Auslandsaufträge eingereicht hat, wird eine spürbare Entlastung bei seinem Kontoführungsentgelt bemerken.
Wann kommt SEPA?
Es ist schon da! Seit November 2010 ist SEPA EU-weit möglich; Nicht-EU- bzw. Nicht-EURO-Länder haben für die vollständige Unterstützung noch bis November 2014 Zeit. Ob eine Bank in einem solchen Land bereits "SEPA-fähig" ist, können Sie z.B. mit unserer BIC-Prüfung testen.
Nach unseren aktuellen Informationen soll der bisherige nationale Zahlungsverkehr (mit Bankleitzahl, Kontonummer, DTAUS-Dateien etc.) zum 31.12.2012 eingestellt werden. Wir vermuten aufgrund unserer langjährigen Erfahrungen mit derlei Terminen allerdings, dass dieser Termin noch (mehrfach?) nach hinten verschoben werden wird.
Momentan befinden wir uns also in einer Phase, in der beide Verfahren parallel nebeneinander verwendet werden können. Dies sollte man nutzen, um parallel zu bestehenden Infrastrukturen bereits die nötigen SEPA-Mechanismen aufzubauen, damit keine "harte" Umstellung an einem bestimmten Tag nötig wird (die nach unseren Erfahrungen ohnehin meist nicht auf Anhieb funktioniert).
Wir haben von der ersten Anfrage bei den Banken bis zu einer funktionierenden SEPA-Infrastruktur fast ein halbes Jahr benötigt! Es ist also nie zu früh, sich darüber Gedanken zu machen.
Was funktioniert an SEPA anders als bisher?
Die (für einen Lastschrifteinreicher) wichtigsten Unterschiede sind:
- SEPA-Lastschriften werden nicht mehr als DTAUS-, sondern als XML- Dateien bei der Bank eingeliefert. Ihre Software, die bisher DTAUS- Dateien erzeugt hat, muss daher künftig XML-Dateien erzeugen; und Ihre Software, die bisher die DTAUS-Dateien zur Bank übertragen hat, muss künftig die XML-Dateien zur Bank übertragen. Das geht nicht bei allen Banken mit HBCI, so dass Sie bei Ihrer Bank u.U. einen EBICS-Zugang einrichten (und EBICS-fähige Banksoftware wie z.B. Windata Professional beschaffen) müssen. Falls Sie schon einen EBICS-Zugang haben, muss dieser für die neuen SEPA-Auftragsarten (CCT, CDD, SCT, SDD usw.) freigeschaltet werden.
- Die Fristen. Bisher liefern Sie DTAUS-Dateien "irgendwann" ein;
Ihre Bank bucht die Lastschriften "baldmöglichst" (z.B. noch
am selben Tag, wenn Sie vor 12 Uhr eingeliefert haben); Sie
erhalten die Summe nach zwei Bankarbeitstagen valutiert; und
beim Kunden wird die Lastschrift nach der "Banklaufzeit" (0 bis
2 Tage später) abgebucht.
Alles Schnee von gestern!
- Eine SEPA-Lastschrift findet an einem genau bestimmten Buchungstag statt – an diesem Tag steht beim Kunden die Lastschrift und bei Ihnen die Gutschrift im Kontoauszug. Dieses Datum müssen Sie im Lastschriftauftrag festlegen und dem Kunden mindestens 14 Tage vorher mitteilen (diese Frist kann allerdings einzelvertraglich verkürzt werden und z.B. in der Rechnung angegeben werden: "Rechnungsbetrag wird am XX.XX.XXXX von Ihrem Konto abgebucht").
- Als nächsten Schritt müssen Sie Ihre Aufträge aufteilen nach einmaligen/erstmaligen/wiederholten/letzten Lastschriften (also ob Sie von diesem Konto dieses Kunden erstmalig abbuchen oder schon einmal abgebucht haben oder dies nie wieder tun werden etc.). Für die ersten beiden Varianten gilt eine Einreichungsfrist von fünf Bankarbeitstagen (Ihre Bank kann eine noch längere Frist vorschreiben), für die letzten beiden eine Frist von zwei Bankarbeitstagen (Ihre Bank kann eine längere Frist vorschreiben).
- Das bedeutet: Sie müssen sich künftig merken, von welchem Konto welches Kunden Sie bereits abgebucht haben (zumindest wenn Sie aus der verkürzten Frist bei wiederholten Lastschriften, z.B. bei Abonnements, profitieren wollen und nicht alle Lastschriften grundsätzlich als "einmalig" einliefern).
- Allzufrüh dürfen Sie aber auch wieder nicht einliefern: Je nach Bank frühestens 14 oder 30 (diesmal Kalender-, nicht Bankarbeits-!)Tage vor dem Buchungsdatum. Je nach Lage von Wochenenden und Feiertagen kann das "Einlieferungszeitfenster" also verflixt kurz sein!
- Der Einzug wird Ihnen, je nach Bank, i.d.R. erst nach fünf Bankarbeitstagen valutiert (statt bisher zwei).
- Eine Einzugsermächtigung für SEPA heißt "Mandat".
Die Europäische Kommission hat vorgeschlagen, bestehende
Einzugsermächtigungen automatisch in SEPA-Mandate überzuführen;
ein entsprechendes Gesetz wurde jedoch bislang von der Bundesregierung
nicht erlassen. Solange das nicht passiert (und niemand weiß
ob das überhaupt passiert!), können Sie
bestehende Einzugsermächtigungen nicht für SEPA
verwenden! Sie müssen also von allen Ihren Kunden (auch von
denen, wo Sie bereits abbuchen) ein neues "SEPA-Mandat" unterschreiben
lassen! (Hintergrund: Die "alte" Einzugsermächtigung hat lediglich
Sie beauftragt, Zahlungen einzuziehen; ein SEPA-Mandat beauftragt
jedoch gleichzeitig die Bank des Schuldners, Beträge von Ihnen
einziehen zu lassen, s.u.) Wie bisher will auch künftig niemand diese
Mandate sehen – außer natürlich bei Streitigkeiten...
Ja, nach aktueller Gesetzeslage müssen sich dann auch Telekom, GEZ und andere "Große" neue SEPA-Mandate unterschreiben lassen!
Was muss ich alles beachten bzw. umstellen?
Der Teufel steckt, wie so oft, im Detail. Im folgenden führen wir auf, wie wir selbst vorgegangen sind – das muss natürlich nicht 100%ig für Ihr Unternehmen passen, aber Sie bekommen vielleicht ein Gefühl dafür, wo Sie überall "hinlangen" müssen.
- Sie brauchen eine "Gläubiger-ID" von der Bundesbank. Das ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die Sie bei jedem Lastschrifteinzug mitschicken müssen. Beantragen Sie diese Nummer (kostenlos) am besten jetzt schon – das schadet nichts, auch wenn Sie mit dem SEPA-Lastschrifteinzug erst später beginnen. Die Gläubiger-ID muss sowohl schriftlich auf dem SEPA-Mandat als auch als Datensatz in der XML-Datei enthalten sein.
- Passen Sie Ihre Kundendatenbanken an. Entweder Sie führen zusätzliche Felder für IBAN und BIC ein, oder Sie erweitern das Bankleitzahlfeld von 8 auf 11 Stellen und das Kontonummernfeld von 10 auf 34 Stellen (deutsche IBAN sind zwar nur 22 Stellen lang, aber man weiß ja nie, aus welchem Land man eines Tages Kunden haben wird). Beachten Sie auch, daß in IBAN und BIC neben Ziffern stets (Groß-)Buchstaben enthalten sind!
- Und weil wir gerade bei Ihrer Kundendatenbank sind: Legen Sie auch gleich ein neues Feld "Datum des SEPA-Mandats" an. Sie müssen nämlich bei jeder SEPA-Lastschrift mitschicken, wann der Kunde sein Mandat (also die "SEPA-Einzugsermächtigung") unterschrieben hat.
- Wenn Sie von der kürzeren Einlieferungsfrist bei wiederholten bzw. letzten Lastschriften profitieren wollen, legen Sie auch gleich eine neue Datenbanktabelle an, in der Sie sich für jeden Kunden merken, von welchem Konto (IBAN/BIC) Sie bereits abgebucht haben, damit Sie in künftigen Lastschriften den Typ auf "wiederholt" setzen können (bzw. bei Kontowechsel die alte IBAN mitschicken können). Falls Sie KONTOPRUEF-OFFLINE zum Erzeugen Ihrer SEPA-XML-Lastschriftdateien verwenden (ab Version 3.0 / April 2011), brauchen Sie sich darum allerdings nicht zu kümmern, da dies automatisch intern verwaltet wird.
- Formulieren Sie ab sofort alle Einzugsermächtigungen als "Kombi-Mandat", also mit einer "nationalen" Einzugsermächtigung für "gleich" und einem SEPA-Mandat für "später". Sie brauchen dann, wenn Sie eines Tages auf SEPA-Lastschriften umstellen, Ihre Kunden lediglich per Massendrucksache von der Umstellung unterrichten (das gilt natürlich hauptsächlich für regelmäße Zahlungen wie z.B. Abonnements). Ein Muster für ein Kombi-Mandat finden Sie z.B. hier. Solange Sie noch "national" abbuchen, können Sie Bankleitzahl und Kontonummer aus der (deutschen) IBAN entnehmen (BLZ = 5. bis 12. Ziffer der IBAN, Konto = 13. bis 22. Ziffer, BIC brauchen Sie nicht).
- Nachdem Sie ja ohnehin neue SEPA-Mandate von Ihren Kunden anfordern müssen (s.o.), haben Sie IBAN und BIC ja mitgeteilt bekommen. Falls die Bundesregierung doch noch die Überleitung der "alten" Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate beschließen sollte, können Sie IBAN und BIC aus BLZ und KTO auch mit den einschlägigen KONTOPRUEF-Funktionen ermitteln (was allerdings nur eine 99%ige "Trefferquote" ergibt, da einige Banken die IBAN mit eigenartigen Spezialregeln bilden und in diesen Fällen mit KONTOPRUEF eine zwar "optisch" gültige, aber keine funktionierende IBAN dabei herauskommt).
- Wenn Sie KONTOPRUEF zur Prüfung Ihrer Kundenbankverbindungen benutzen, müssen Sie irgendwann "TestBlzKto" auf "TestIbanBic" umstellen. Während der Übergangszeit können Sie Ihren Kunden auch beide Eingabevarianten (also BLZ/KTO und IBAN/BIC) anbieten.
- Bei jeder Lastschrift müssen Sie eine "Mandatsreferenz" angeben, die mit der Referenz auf dem SEPA-Mandat korrespondiert. Bei wiederholten Lastschriften (z.B. Abonnements) verwenden wir "K" und die Kundennummer (also z.B. Mandatsreferenz "K1234" für Kunde 1234). Die Mandatsreferenz muss dem Kunden vor der Lastschrift mitgeteilt werden (z.B. indem er ein nur für ihn vorkonfiguriertes SEPA-Mandat unterschreibt, in dem die Mandatsreferenz enthalten ist; oder die Mandatsreferenz wird erst später, z.B. in der Rechnung, mitgeteilt, falls ein "neutrales" SEPA-Mandatsformular verwendet wird).
- Während dieser ganzen technischen Umstellungen können Sie schon einmal bei Ihrer Bank vorsprechen und sich nach der SEPA- Einlieferung erkundigen. Mit EBICS geht das bei allen Banken (bei der Ex-Dresdner-Bank aber erst nach Ostern 2011, weil dort die EDV vorher erst noch auf die Commzerzbank umgestellt werden muss); bei manchen auch mit HBCI. Sie werden einen Berg voll Formulare zugeschickt bekommen, den Sie unterschreiben müssen; da sich Ihr zuständiger Bankmensch mit dem ganzen Kram i.d.R. auch nicht auskennt, korrigieren Sie ggf. die vorausgefüllten Felder, unterschreiben Sie alles und schicken Sie die Unterlagen an Ihre Bank zurück.
- Parallel dazu müssen Sie an zwei "Softwareschrauben" drehen: Die
Software, die bisher Ihre DTAUS-Dateien erzeugt hat, muss künftig
XML-Dateien erzeugen. Das können Sie auch selbst machen (siehe
Anhang 2 in den Datenformatspezifikationen);
ab Version 3.0 (erhältlich Anfang April 2011) kann auch
KONTOPRUEF-OFFLINE SEPA-XML-Dateien erzeugen (wie momentan die
DTAUS-Funktionen). Auch das Drama mit den erstmaligen/wiederholten
Lastschriften ("habe ich bei diesem Kunden schon einmal abgebucht,
und wenn ja, von welcher IBAN?") wird dann von KONTOPRUEF-OFFLINE
erledigt (mit Hilfe einer "Mini-Datenbank", in der die jeweils
letzte Lastschrift für jeden Kunden gespeichert wird).
Und dann brauchen Sie noch eine Banking-Software, die diese XML-Dateien mit EBICS (oder ggf. HBCI, wenn Ihre Bank das unterstützt) zur Bank überträgt. Wir verwenden dazu Windata Professional. Evtl. werden wir diese Funktionalität auch in KONTOPRUEF-OFFLINE integrieren und/oder als Dienstleistung über KONTOPRUEF-ONLINE anbieten – je nach Nachfrage. - Wenn Sie dann XML-Dateien erzeugen können, eine Software zum Transfer haben und Ihre Bank Sie freigeschaltet hat, versuchen Sie Ihre erste Testlastschrift am besten auf Ihr Privatkonto (und nicht auf einen realen Kunden). Denn beim ersten Ausprobieren geht immer irgendetwas schief: Entweder haben Sie die Fristen falsch berechnet; Ihre Bank hat irgendwo vergessen, ein Häkchen zur SEPA-Freischaltung zu setzen; in irgendwelchen Datenfeldern befinden sich unzulässige Sonderzeichen; oder die XML-Datei an sich hat einen falschen Aufbau... (letzteres können Sie übrigens bei kurzen Dateien – bis 5 KB – mit dem kostenlosen SEPA XML Checker prüfen).
- Und wenn schließlich alles funktioniert, schicken Sie Ihren Kunden, die ein "Kombi-Mandat" (s.o.) unterschrieben haben, die Mitteilung, dass Sie jetzt auf SEPA-Lastschrifteinzug umstellen.
Fertig! – Einfach, nicht wahr? :-)
Falls Sie Bedarf nach Dienstleistungen und/oder Software im SEPA-Bereich haben, fragen Sie uns – vielleicht können wir Ihnen weiterhelfen!
Weiterführende Links:
SEPA auf zahlungsverkehrsfragen.de
SEPA in der Wikipedia
SEPA bei der Deutschen Bundesbank
SEPA im eCommerce Leitfaden