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Informationen zu SEPA
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Seit dem 1.8.2014* gibt es wirklich keine Kontonummern, Bankleitzahlen und DTAUS-Dateien mehr! Nutzen Sie Ihre letzte Chance – mit KONTOPRUEF! |
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* Aufgrund dieses Beschlusses der EU-Kommission war es den Banken erlaubt (jedoch nicht vorgeschrieben!), zwischen dem 1.2.2014 und dem 31.7.2014 weiterhin bestimmte "alte" Zahlungsaufträge anzunehmen. Die HypoVereinsbank hat hierzu im Januar 2014 ein Merkblatt veröffentlicht. Wir gehen davon aus, dass die dort gemachten Angaben auch für die (meisten) anderen Banken galten.
Die SEPA-Umstellung in der Praxis
Auf dieser Seite finden Sie Informationen zu SEPA aus dem (nicht nur) technischen Blickwinkel des Lastschrifteinzugs, die sich aus unserer eigenen Erfahrung ergeben haben und die Ihnen hoffentlich wertvolle Hinweise zur Umstellung liefern. Bei evtl. weiteren Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne per E-Mail zur Verfügung.
Bitte beachten Sie: Alle Informationen beruhen auf unseren eigenen Kenntnissen; sie wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt; wir können jedoch (auch aufgrund von Änderungen über die Zeit) keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit übernehmen!
Inhalt:
- Was ist neu an SEPA?
- Woher kommen IBAN und BIC?
- Wann kommt SEPA?
- Was funktioniert an SEPA anders als bisher?
- Was muss ich beim Lastschrifteinzug alles beachten bzw. umstellen?
- Weiterführende Links
Achtung, Satire! Was 2014 in Stenkelfeld passieren wird und wie es in Banken und in Unternehmen dazu kam.
Was ist neu an SEPA?
Die "Kurzkurzversion" ist eigentlich ganz simpel: Statt der Kontonummer wird im Zahlungsverkehr (Überweisungen/Lastschriften) künftig die sog. "IBAN" verwendet ("International Bank Account Number"), und statt der Bankleitzahl der sog. "BIC" ("Bank Identifier Code"). Diese Angaben stehen bereits seit längerer Zeit auf jedem Kontoauszug.
Es handelt sich dabei um eine europaweite Vereinheitlichung von Kontonummern und Bankleitzahlen. Der Vorteil dabei ist, dass Überweisungen und Lastschriften künftig stets gleich funktionieren, egal, ob es sich um innerdeutsche oder europäische Zahlungen handelt (und man braucht sich nicht mehr um irgendwelche "Routing Codes", "Clearing Numbers" oder "Sort Codes" kümmern – IBAN und BIC genügen).
Bezüglich Überweisungen kennen wir das seit einigen Jahren bereits von der "EU-Standardüberweisung"; absolut neu in der Geschichte des Zahlungsverkehrs ist jedoch, dass man nun Lastschriften von ausländischen Kunden/Konten genauso simpel einziehen kann wie von deutschen! Das geht sowohl aktiv (z.B. wenn Sie als deutscher Unternehmer Lastschriften von Ihren österreichischen Kunden einziehen) als auch passiv (z.B. wenn Sie als deutscher Urlauber Ihr französisches Ferienhaus per Lastschrift zahlen).
An SEPA nehmen nicht nur EURO- bzw. EU-Länder teil, sondern z.B. auch Großbritannien (kein EURO-Land) oder die Schweiz (kein EU-Land). Der SEPA-Zahlungsverkehr selbst findet jedoch stets in der EURO-Währung statt.
Und schließlich entfallen mit SEPA-Aufträgen i.d.R. auch jegliche "Auslandsgebühren" – wer bisher viele Auslandsaufträge eingereicht hat, wird eine spürbare Entlastung bei seinem Kontoführungsentgelt bemerken.
Woher kommen IBAN und BIC?
Wie ist eine IBAN zusammengesetzt?
Generell kann eine IBAN bis zu 34 Zeichen lang sein (nur Großbuchstaben und Ziffern). Am Anfang stehen stets ein zweistelliges Länderkürzel ("DE" für Deutschland, "AT" für Österreich usw.) und eine zweistellige Prüfziffer. Was dahinter kommt, ist jedem Land selbst überlassen; in Deutschland (und auch in Österreich) sind das einfach die Bankleitzahl und die (in Deutschland zehnstellige) Kontonummer (wobei die Kontonummer ggf. links mit Nullen aufgefüllt wird; stellen Sie sich eine Kontonummer einfach als eine ganz normale Zahl vor: es ist ja auch egal, ob ich Ihnen 10 EUR gebe oder 010 EUR oder 0000000010 EUR. Irgendwelche Nicht-Ziffern wie Zwischenräume, Binde- oder Schrägstriche, die manche Banken im Schriftverkehr gerne mal in ihre Kontonummern einsetzen, sind dabei komplett wegzulassen).
Angenommen, wir wollen aus dem Konto "1-856" bei der BLZ 76010085 eine IBAN konstruieren, dann füllen wir die Kontonummer (ohne Sonderzeichen) erst einmal auf zehn Stellen auf (das ergibt 0000001856) und schreiben alles hintereinander:
DExx760100850000001856 (wobei anstelle von "xx" natürlich die korrekte Prüfziffer enthalten sein muss).
Umgekehrt geht das natürlich auch: Wenn Sie aus einer (deutschen!) IBAN Kontonummer und Bankleitzahl ermitteln wollen, nehmen Sie einfach die 5.-12. Stelle der IBAN als Bankleitzahl und alles ab der 13. Stelle als Kontonummer, wobei Sie hier führende Nullen weglassen können (d.h. die obige IBAN ergibt einfach wieder Konto 1856).
IBAN werden oft (von links) in Vierergruppen aufgeteilt, also z.B. "DE12 3456 7890 1234 5678 90". Dies dient jedoch nur der besseren Lesbarkeit. In Datenbanken o.ä. sollten Sie IBAN immer ohne jegliche Zwischenräume (und/oder andere Sonderzeichen) speichern (und am besten auch gleich in Großbuchstaben; dann ersparen Sie sich eine spätere Konvertierung).
Achtung: Dies ist eine rein syntaktische Beschreibung des IBAN-Aufbaus! Es gibt etliche Fälle, bei denen man nicht einfach die "gewöhnliche" Kontonummer (und ggf. Bankleitzahl) zur Konstruktion der IBAN hernehmen darf; evtl. müssen erst noch irgendwelche Ziffern angehängt oder ersetzt werden (siehe weiter unten auf dieser Seite).
Wie ist ein BIC zusammengesetzt?
Der BIC ("Bank Identifier Code") ist im Prinzip so etwas wie die "internationale Bankleitzahl" einer Bank. Statt wie bisher 8 Ziffern für die Bankleitzahl wird eine 8- oder 11-stellige Buchstaben-/Ziffernkombination verwendet (nicht "8- bis 11-stellig", wie man fälschlicherweise oft lesen kann!). Die Postbank Nürnberg z.B. hat die Bankleitzahl 76010085 bzw. den BIC PBNKDEFF760. Es gibt Tabellen, mit denen man das eine in das andere "umrechnen" kann. Das ist ziemlich simpel (und kann natürlich auch von KONTOPRUEF erledigt werden).
Nicht für alle BLZ gibt es einen BIC, und nicht für alle BICs gibt es eine BLZ. Das betrifft aber nur sehr spezielle Fälle, die man im normalen (deutschen) Geschäftsverkehr vernachlässigen kann.
Ein BIC ist wie folgt aufgebaut:
- Vier Buchstaben, die jeweilige Bank (abgekürzt) angeben, z.B. "PBNK" für die Postbank;
- zwei Buchstaben für das Land der jeweiligen Bank, z.B. "DE" für Deutschland, "AT" für Österreich usw.;
- zwei Buchstaben für den Ort (der nicht notwendigerweise mit der kontoführenden Filiale übereinstimmen muss; oft wird hier die bundesweite Hauptstelle eingesetzt), z.B. "FF" für Frankfurt;
- und schließlich entweder nichts oder "XXX" (was gleichbedeutend ist), falls keine weitere Unterteilung vorgenommen wird; oder eine dreistellige Buchstaben-/Ziffernkombination, die eine bestimmte Filiale angibt (z.B. "760" für die Postbank Nürnberg).
PBNKDEFF760 (es werden nur Großbuchstaben verwendet!) wäre demnach der spezielle BIC der Postbank-Filiale Nürnberg; da die Postbank jedoch ihre Filialen auch rein anhand der Kontonummer unterscheiden kann, wird hier die Filiale im Geschäftsverkehr oft auch einfach weggelassen, wodurch sich der verkürzte BIC PBNKDEFF ergibt (oder eben auch PBNKDEFFXXX).
Wichtig: Bei weggelassener Filiale ist es völlig gleichwertig, ob Sie das XXX an den BIC anhängen oder nicht! Rechnen Sie also in BIC-Tabellen sowohl mit der einen als auch der anderen Version bzw. probieren Sie bei BIC-Tests ebenfalls immer beide Versionen! In den verschiedenen Banking-Programmen und -Systemen werden beide Varianten kunterbunt durcheinander verwendet, so dass man nie sicher sein kann, welche Version gerade zur Anwendung kommt. Seien Sie also fehlertolerant!
Voraussichtlich kann der BIC ab dem 1. Februar 2014 im innerdeutschen Zahlungsverkehr und ab dem 1. Februar 2016 auch im ausländischen Zahlungsverkehr weggelassen werden. Falls man das tut, gibt es aber einige ungeklärte Fallstricke, so dass ich Ihnen raten würde, bis auf weiteres den BIC zu verwenden. Falls Sie Ihren innerdeutschen Kunden die BIC-Eingabe nicht zumuten wollen, kann KONTOPRUEF den BIC aus der IBAN ermitteln, so dass Sie ihn z.B. in Ihrer Kundendatenbank speichern können (das kann man auch schon vor dem 1. Februar 2014 so regeln; die Postbank tut dies z.b. im SEPA-Überweisungsformular ihres Online-Bankings).
Gelegentlich werden auch BICs zur besseren Lesbarkeit mit Zwischenräumen "aufgelockert". In Datenbanken o.ä. sollten Sie BICs allerdings lieber stets ohne jegliche Zwischenräume (und/oder andere Sonderzeichen) speichern (und am besten auch gleich in Großbuchstaben; dann ersparen Sie sich eine spätere Konvertierung).
Wie komme ich an IBAN und BIC für mein eigenes Konto?
IBAN und BIC für Ihr eigenes Konto können Sie seit geraumer Zeit Ihren eigenen Kontoauszügen entnehmen (oder, wie im nächsten Abschnitt beschrieben, notfalls genauso wie für fremde Konten ermitteln).
Wie komme ich an IBAN und BIC für fremde Konten?
Der sicherste und beste Weg ist: Sie fragen einfach den Kontoinhaber. Oder wenn Sie Rechnungen bezahlen müssen, sind neben der deutschen Bankverbindung immer öfter bereits IBAN und BIC auf der Rechnung vorgedruckt.
Anders sieht es aus, wenn Sie als Unternehmer eine große Kundendatenbank haben und jeden Monat tausend Lastschriften an Ihre Bank einliefern. Dann möchten Sie natürlich Ihre Datenbank möglichst automatisch umstellen. Das geht zwar, hat aber einige Tücken:
- im Prinzip können Sie, wie oben beschrieben, "DE", die zweistellige Prüfziffer, die achtstellige Bankleitzahl und die zehnstellige Kontonummer einfach hintereinander hinschreiben. Sie müssen lediglich die Prüfziffer korrekt ermitteln, wofür es im Internet zahlreiche "IBAN-Rechner" gibt (und natürlich können Sie das auch mit KONTOPRUEF tun). Dazu ermitteln Sie aus der Bankleitzahl den BIC (gerne auch mit KONTOPRUEF), und das wäre im Prinzip auch schon alles, wenn es nicht...
- ...das Elend mit den Unterkonten gäbe. Manche Banken bieten ihren Kunden an, unter einer "Stammnummer" (was oft die Kundennummer ist) mehrere Konten zu führen (z.B. ein Privatkonto, ein Geschäftskonto, eines für Mieteinnahmen o.ä.). Meistens werden diese "Unterkonten" einfach an die Kontonummer (samt Prüfziffer) angehängt: so könnte z.B. ein Kontoinhaber mit der Kundennummer 123456 die Konten 123456600, 123456601, 123456602 usw. haben (123456=Kundenstammnummer, 6=Prüfziffer, 00/01/02...=Unterkontonummer). So weit, so gut. Das Drama nimmt erst dann seinen Lauf, wenn der Kontoinhaber diese ganzen Unterkonten nicht braucht – denn dann führt er nur ein einziges Konto (das bankintern als Unterkonto 00 geführt wird) – und kann die Unterkontonummer im Zahlungsverkehr auch weglassen! Das wäre alleine auch noch nicht so schlimm, aber die IBAN muss aus der vollständigen Kontonummer (inkl. Unterkonto) gebildet werden!
- Das stellt Sie vor folgendes Problem: Besteht die Kontonummer 1234566...
- ...aus der Kundennummer 1234, der Prüfziffer 5 und dem Unterkonto 66...
- ...oder aus der Kundennummer 123456, der Prüfziffer 6 und dem (weggelassenen) Unterkonto 00?
Die richtige Lösung ist: der zweite Fall ist korrekt (also mit angehängter 00). Das ist jedoch gar nicht so einfach zu ermitteln, denn um das herauszufinden, muss man in der Bankleitzahlentabelle das jeweilige Prüfverfahren für diese Bankleitzahl herausfinden, in den über 130 verschiedenen Prüfzifferverfahren nachsehen, ob es bei diesem Verfahren überhaupt Unterkontonummern gibt, die weggelassen werden können, und schließlich mit internen Prüfzifferberechnungen ermitteln, ob die Variante mit oder ohne Unterkonto eine korrekte Prüfziffer ergibt. (Falls zufällig beide Varianten eine korrekte Prüfziffer ergeben, lässt sich die IBAN nicht zweifelsfrei ermitteln; dies kommt nach unserer Erfahrung aber nur höchst selten vor.)
Falls Sie also irgendwelche "IBAN-Konverter" einsetzen wollen, testen Sie die Software erst mit den obigen Prüfdaten. Sollten Sie die erste IBAN-Variante erhalten (mit ...66 am Ende der IBAN), taugt die Software nichts. (KONTOPRUEF macht es natürlich richtig — bei KONTOPRUEF-ONLINE erhalten Sie automatisch die richtige IBAN; für KONTOPRUEF-OFFLINE gibt es ein einfaches Beispiel eines IBAN-Konverters in Visual Basic.)
Die Bundesbank veröffentlicht seit Juni 2013 regelmäßig sogenannte IBAN-Regeln, um derlei Zweifelsfälle eindeutig entscheiden zu können. Allerdings kann dieses Dokument die o.a. "Unterkonto-Zweifelsfälle" leider auch nicht 100%ig entscheiden, so dass man in bestimmten Fällen ohne eine manuelle Nachbearbeitung trotzdem nicht zurechtkommt. (Abgesehen davon halte ich den Veröffentlichungstermin sowieso für mindestens zwei Jahre zu spät – wer SEPA ernsthaft angegangen ist, ist bis dahin mit seiner Umstellung ohnehin schon fertig, so dass höchstens noch ein paar Nachzügler davon profitieren können, die alles bis zur letzten Sekunde aufgeschoben haben...)
Wann kommt SEPA?
Es ist schon da! Seit November 2010 ist SEPA EU-weit möglich; Nicht-EU- bzw. Nicht-EURO-Länder haben für die vollständige Unterstützung noch bis November 2014 Zeit. Ob eine Bank in einem solchen Land bereits "SEPA-fähig" ist, können Sie z.B. mit unserer BIC-Prüfung testen.
Der bisherige nationale Zahlungsverkehr (mit Bankleitzahl, Kontonummer, DTAUS-Dateien etc.) wird am 01.02.2014 eingestellt (mit Ausnahme bestimmter Lastschriften, die für den normalen geschäftlichen Zahlungsverkehr jedoch irrelevant sind; hier sind nationale "Verlängerungen" bis zum 01.02.2016 möglich). Es ist Banken auch freigestellt, von ihren Kunden, die Verbraucher sind, bis zum 01.02.2016 weiterhin Aufträge mit Kontonummer und Bankleitzahl anzunehmen und bei der Verarbeitung in IBAN und BIC zu konvertieren. Welche und wie viele Banken davon Gebrauch machen werden, ist derzeit noch unbekannt (vermutlich sogar bei den Banken selbst). Und das gilt nur für Überweisungen von Verbrauchern! Der Geschäftszahlungsverkehr (insbesondere der Lastschrifteinzug) muss bis zum 1. Februar 2014 komplett umgestellt sein!
Momentan befinden wir uns also in einer Phase, in der beide Verfahren parallel nebeneinander verwendet werden können. Dies sollte man nutzen, um parallel zu bestehenden Infrastrukturen bereits die nötigen SEPA-Mechanismen aufzubauen, damit keine "harte" Umstellung an einem bestimmten Tag nötig wird (die nach unseren Erfahrungen ohnehin meist nicht auf Anhieb funktioniert).
Wir haben von der ersten Anfrage bei den Banken bis zu einer funktionierenden SEPA-Infrastruktur fast ein halbes Jahr benötigt! Es ist also nie zu früh, sich darüber Gedanken zu machen.
Was funktioniert an SEPA anders als bisher?
Generell:
- SEPA-Aufträge werden nicht mehr als DTAUS-, sondern als XML- Dateien bei der Bank eingeliefert. Ihre Software, die bisher DTAUS- Dateien erzeugt hat, muss daher künftig XML-Dateien erzeugen; und Ihre Software, die bisher die DTAUS-Dateien zur Bank übertragen hat, muss künftig die XML-Dateien zur Bank übertragen. Das geht (noch?) nicht bei allen Banken mit HBCI, so dass Sie bei Ihrer Bank u.U. einen EBICS-Zugang einrichten (und EBICS-fähige Banksoftware wie z.B. Windata Professional beschaffen) müssen. Falls Sie schon einen EBICS-Zugang haben, muss dieser für die neuen SEPA-Auftragsarten (i.d.R. "CCT" für Überweisungen und "CDD" für Lastschriften) freigeschaltet werden.
- Falls Sie derzeit Kontoauszüge im MT940-Format bei Ihrer Bank abholen, können Sie das auch weiterhin tun (in den Subfeldern 30 und 31 des Mehrzweckfelds 86 für Bankleitzahl und Kontonummer des Absenders stehen dann eben BIC und IBAN). Es gibt nun im Rahmen von SEPA allerdings auch "modernere" Kontoauszüge im XML-Format namens "camt.053". Diese können Sie bei Ihrer Bank zusätzlich oder anstatt der MT940-Auszüge bestellen. Wir tun das gerade und werden Ihnen in Kürze an dieser Stelle über unsere Erfahrungen damit berichten.
Speziell für Lastschrifteinreicher:
- Die Fristen. Bisher liefern Sie DTAUS-Lastschriftdateien "irgendwann" ein;
Ihre Bank bucht die Lastschriften "baldmöglichst" (z.B. noch
am selben Tag, wenn Sie vor 12 Uhr eingeliefert haben); Sie
erhalten die Summe nach zwei Bankarbeitstagen valutiert; und
beim Kunden wird die Lastschrift nach der "Banklaufzeit" (0 bis
2 Tage später) abgebucht.
Alles Schnee von gestern!
- Eine SEPA-Lastschrift findet an einem genau bestimmten Buchungstag statt – an diesem Tag steht beim Kunden die Lastschrift und bei Ihnen die Gutschrift im Kontoauszug. Dieses Datum müssen Sie im Lastschriftauftrag festlegen und dem Kunden mindestens 14 Tage vorher mitteilen (diese Frist kann allerdings einzelvertraglich verkürzt werden und z.B. in der Rechnung angegeben werden: "Rechnungsbetrag wird am XX.XX.XXXX von Ihrem Konto abgebucht").
- Als nächsten Schritt müssen Sie Ihre Aufträge aufteilen nach einmaligen/erstmaligen/wiederholten/letzten Lastschriften (also ob Sie von diesem Konto dieses Kunden erstmalig abbuchen oder schon einmal abgebucht haben oder dies nie wieder tun werden etc.). Für die ersten beiden Varianten gilt eine Einreichungsfrist von fünf Bankarbeitstagen (Ihre Bank kann eine noch längere Frist vorschreiben), für die letzten beiden eine Frist von zwei Bankarbeitstagen (Ihre Bank kann eine längere Frist vorschreiben).
- Das bedeutet: Sie müssen sich künftig merken, von welchem Konto welches Kunden Sie bereits abgebucht haben (zumindest wenn Sie aus der verkürzten Frist bei wiederholten Lastschriften, z.B. bei Abonnements, profitieren wollen und nicht alle Lastschriften grundsätzlich als "einmalig" einliefern).
- Allzufrüh dürfen Sie aber auch wieder nicht einliefern: Je nach Bank frühestens 14 oder 30 (diesmal Kalender-, nicht Bankarbeits-!)Tage vor dem Buchungsdatum. Je nach Lage von Wochenenden und Feiertagen kann das "Einlieferungszeitfenster" also verflixt kurz sein!
- Der Einzug wird Ihnen – je nach Bank – nach null, zwei oder gar fünf Bankarbeitstagen nach dem Buchungsdatum valutiert; da gibt es derzeit noch einen ziemlichen Wildwuchs (bisher wurden DTAUS-Einzüge i.d.R. stets nach zwei Bankarbeitstagen valutiert, unabhängig von der jeweiligen Bank).
- Seit November 2013 gibt es eine sogenannte "COR1"-Lastschrift, bei der die Einlieferungszeit "offiziell" auf einen Bankarbeitstag verkürzt ist (die meisten Banken fordern jedoch zwei) Tage. Damit das funktioniert, müssen allerdings beide Banken mitspielen (die des Gläubigers und die des Schuldners), was in Deutschland aber für alle Banken zutrifft. COR1-Lastschriften gibt es vereinzelt auch bei ausländischen Banken; allerdings konnte man sie zumindest bei ihrer Einführung nicht von Deutschland aus einziehen. Ob das inzwischen funktioniert, ist unbekannt; versuchen Sie es bei Bedarf also lieber erst einmal mit einer kleinen bzw. unwichtigen Testlastschrift (oder bleiben Sie einfach gleich bei der Basislastschrift – die klappt immer und überall).
- Eine Einzugsermächtigung für SEPA heißt "Mandat". Bestehende – schriftlich vorliegende! – Einzugsermächtigungen können seit dem 09.07.2012 als SEPA-Mandat übernommen werden. Im Prinzip können Sie also Ihren Kundendatenbestand selbst konvertieren; beachten Sie jedoch die Hinweise weiter oben bezüglich möglicher Unterkontonummern! Außerdem müssen Sie ihre Kunden bei einer solchen Mandatsübernahme in Textform über die Umstellung unterrichten (also z.B. über die neue Widerspruchsfrist) und dabei auch gleich Ihre Gläubiger-ID und die verwendete Mandatsreferenz mitteilen. Das Datum dieser Unterrichtung wird als Datum des SEPA-Mandats verwendet und muss zwischen dem 09.07.2012 und mindestens fünf Werktage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug liegen.
Was muss ich beim Lastschrifteinzug alles beachten bzw. umstellen?
Der Teufel steckt, wie so oft, im Detail. Im folgenden führen wir auf, wie wir selbst vorgegangen sind – das muss natürlich nicht 100%ig für Ihr Unternehmen passen, aber Sie bekommen vielleicht ein Gefühl dafür, wo Sie überall "hinlangen" müssen.
- Sie brauchen eine "Gläubiger-ID" von der Bundesbank. Das ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die Sie bei jedem Lastschrifteinzug mitschicken müssen. Beantragen Sie diese Nummer (kostenlos) am besten jetzt schon – das schadet nichts, auch wenn Sie mit dem SEPA-Lastschrifteinzug erst später beginnen. Die Gläubiger-ID muss sowohl schriftlich auf dem SEPA-Mandat als auch als Datensatz in der XML-Datei enthalten sein.
- Passen Sie Ihre Kundendatenbanken an. Entweder Sie führen zusätzliche Felder für IBAN und BIC ein, oder Sie erweitern das Bankleitzahlfeld von 8 auf 11 Stellen und das Kontonummernfeld von 10 auf 34 Stellen (deutsche IBAN sind zwar nur 22 Stellen lang, aber man weiß ja nie, aus welchem Land man eines Tages Kunden haben wird). Beachten Sie auch, daß in IBAN und BIC neben Ziffern stets (Groß-)Buchstaben enthalten sind!
- Und weil wir gerade bei Ihrer Kundendatenbank sind: Legen Sie auch gleich ein neues Feld "Datum des SEPA-Mandats" an. Sie müssen nämlich bei jeder SEPA-Lastschrift mitschicken, wann der Kunde sein Mandat (also die "SEPA-Einzugsermächtigung") unterschrieben hat bzw. wann Sie den Kunden bei einer bestehenden Einzugsermächtigung über die SEPA-Umstellung unterrichtet haben (s.o.).
- Wenn Sie von der kürzeren Einlieferungsfrist bei wiederholten bzw. letzten Lastschriften profitieren wollen, legen Sie auch gleich eine neue Datenbanktabelle an, in der Sie sich für jeden Kunden merken, von welchem Konto (IBAN/BIC) Sie bereits abgebucht haben, damit Sie in künftigen Lastschriften den Typ auf "wiederholt" setzen können (bzw. bei Kontowechsel die alte IBAN mitschicken können). Falls Sie KONTOPRUEF-OFFLINE zum Erzeugen Ihrer SEPA-XML-Lastschriftdateien verwenden (ab Version 3.0 / April 2011), brauchen Sie sich darum allerdings nicht zu kümmern, da dies automatisch intern verwaltet wird.
- Formulieren Sie ab sofort alle Einzugsermächtigungen als "Kombi-Mandat", also mit einer "nationalen" Einzugsermächtigung für "gleich" und einem SEPA-Mandat für "später". Sie brauchen dann, wenn Sie eines Tages auf SEPA-Lastschriften umstellen, Ihre Kunden lediglich per Massendrucksache von der Umstellung unterrichten (das gilt natürlich hauptsächlich für regelmäße Zahlungen wie z.B. Abonnements). Ein Muster für ein Kombi-Mandat finden Sie z.B. hier. Solange Sie noch "national" abbuchen, können Sie Bankleitzahl und Kontonummer aus der (deutschen) IBAN entnehmen (BLZ = 5. bis 12. Ziffer der IBAN, Konto = 13. bis 22. Ziffer, BIC brauchen Sie nicht).
- Wenn Sie KONTOPRUEF zur Prüfung Ihrer Kundenbankverbindungen benutzen, müssen Sie irgendwann "TestBlzKto" auf "TestIbanBic" umstellen bzw. bei der Online-Abfrage die Parameter "iban" und "bic" statt "kto" und "blz" senden. Während der Übergangszeit können Sie Ihren Kunden auch beide Eingabevarianten (also BLZ/KTO und IBAN/BIC) anbieten.
- Bei jeder Lastschrift müssen Sie eine "Mandatsreferenz" angeben, die mit der Referenz auf dem SEPA-Mandat korrespondiert. Bei wiederholten Lastschriften (z.B. Abonnements) verwenden wir "K" und die Kundennummer (also z.B. Mandatsreferenz "K1234" für Kunde 1234). Die Mandatsreferenz muss dem Kunden vor der Lastschrift mitgeteilt werden (z.B. indem er ein nur für ihn vorkonfiguriertes SEPA-Mandat unterschreibt, in dem die Mandatsreferenz enthalten ist; oder die Mandatsreferenz wird erst später, z.B. in der Rechnung, mitgeteilt, falls ein "neutrales" SEPA-Mandatsformular verwendet wird).
- Während dieser ganzen technischen Umstellungen können Sie schon einmal bei Ihrer Bank vorsprechen und sich nach der SEPA- Einlieferung erkundigen. Mit EBICS geht das bei allen Banken; bei manchen auch mit HBCI. Sie werden einen Berg voll Formulare zugeschickt bekommen, den Sie unterschreiben müssen; da sich Ihr zuständiger Bankmensch mit dem ganzen Kram i.d.R. auch nicht auskennt, korrigieren Sie ggf. die vorausgefüllten Felder, unterschreiben Sie alles und schicken Sie die Unterlagen an Ihre Bank zurück.
- Parallel dazu müssen Sie an zwei "Softwareschrauben" drehen: Die
Software, die bisher Ihre DTAUS-Dateien erzeugt hat, muss künftig
XML-Dateien erzeugen. Das können Sie auch selbst machen (siehe
Anhang 2 in den Datenformatspezifikationen);
ab Version 3.0 (seit April 2011) kann auch
KONTOPRUEF-OFFLINE SEPA-XML-Dateien erzeugen (wie momentan die
DTAUS-Funktionen). Auch das Drama mit den erstmaligen/wiederholten
Lastschriften ("habe ich bei diesem Kunden schon einmal abgebucht,
und wenn ja, von welcher IBAN?") wird dann von KONTOPRUEF-OFFLINE
erledigt (mit Hilfe einer "Mini-Datenbank", in der die jeweils
letzte Lastschrift für jeden Kunden gespeichert wird).
Und dann brauchen Sie noch eine Banking-Software, die diese XML-Dateien mit EBICS (oder ggf. HBCI, falls Ihre Bank das unterstützt) zur Bank überträgt. Wir verwenden dazu Windata Professional. - Wenn Sie dann XML-Dateien erzeugen können, eine Software zum Transfer haben und Ihre Bank Sie freigeschaltet hat, versuchen Sie Ihre erste Testlastschrift am besten auf Ihr Privatkonto (und nicht auf einen realen Kunden). Denn beim ersten Ausprobieren geht immer irgendetwas schief: Entweder haben Sie die Fristen falsch berechnet; Ihre Bank hat irgendwo vergessen, ein Häkchen zur SEPA-Freischaltung zu setzen; in irgendwelchen Datenfeldern befinden sich unzulässige Sonderzeichen; oder die XML-Datei an sich hat einen falschen Aufbau... (letzteres können Sie z.B. mit dem SEPA XML Checker der Sparkassen prüfen; die kostenlose Demo-Version für XML-Dateien bis 5 KB wurde leider kürzlich entfernt – vielleicht aufgrund zu vieler Downloads per Link von dieser Website...?! Oder Sie nutzen den Online-Formatprüfer der Volksbanken-Raiffeisenbanken).
- Und wenn schließlich alles funktioniert, schicken Sie Ihren Kunden, die ein "Kombi-Mandat" (s.o.) unterschrieben haben, die Mitteilung, dass Sie jetzt auf SEPA-Lastschrifteinzug umstellen.
Fertig! – Einfach, nicht wahr? :-)
Falls Sie Bedarf nach Dienstleistungen und/oder Software im SEPA-Bereich haben, fragen Sie uns – vielleicht können wir Ihnen weiterhelfen!
Weiterführende Links:
Aktuelle IBI-Umfrage Januar 2014
SEPA auf zahlungsverkehrsfragen.de,
speziell SEPA-Umstellungstermin
SEPA in der Wikipedia
SEPA bei der Deutschen Bundesbank, dort auch
www.sepadeutschland.de
SEPA im eCommerce Leitfaden (als
PDF,
dort Kapitel 7.3)
Umfassender Leitfaden zur SEPA-Migration der Deutschen Bank
Newsletter
der HypoVereinsbank zur SEPA-Umstellung
Postbank-Newsletter Februar 2013 für Privatkunden
und Geschäftskunden
Postbank:
SEPA-Hintergrund für Firmenkunden (Firmenkunden-Magazin der Postbank, Ausgabe 02/2012)
Postbank:
SEPA-Geschäftskunden-Info (Newsletter vom 19.11.2012: Der Countdown läuft)
Jeweils aktueller Newsletter
von Michael Buschkühl
SEPA-Checkliste von ibi research
an der Universität Regensburg
FAZ-Artikel vom 23.11.2012
FAQ
der Deutschen Kreditwirtschaft vom 25.02.2013
SEPA-Leitfaden
des BITKOM
Bankenverband 4/2013: SEPA – der Countdown läuft
eBusiness-Lotse Ostbayern: Checkliste zur SEPA-Einführung Mai 2013
Die 20 größten SEPA-Irrtümer
Use of the SEPA mark is under licence from the European Payments Council
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